Extra inspanningen voor stakeholdermanagement
In 2020 zetten we onze stakeholderaanpak van 2019 gewoon verder. We onderhielden contact met de klankbordgroep (een selectie van grote bedrijven uit de buurt die dient als klankbord voor kleinere bedrijven), kwamen geregeld samen met de stuurgroep en organiseerden werksessies met de verschillende werkgroepen. Voor een groot infrastructuurproject als R4WO is het belangrijk om één groot verhaal te brengen, waarin iedereen zich kan terugvinden. De afstemming met de partners in de stuurgroep is nodig om hen mee op dezelfde golflengte te krijgen. Zo kunnen we misverstanden tot een minimum beperken wanneer zij op hun beurt hun eigen achterban van informatie voorzien. Door een extra stakeholdermanager aan het team toe te voegen waren we in staat nog nauwer contact te onderhouden met alle stakeholders. Dit was zeer nuttig toen de uitvoering van de quick wins dichterbij kwam.
Klankbordgroep als eerste aanspreekpunt
Als stakeholdermanager kom je in contact met verschillende doelgroepen: bedrijven, bewoners, overheden, partners, ... Voor elk van die doelgroepen is een andere aanpak op maat nodig. Zo bestaat onze stakeholderaanpak voor bedrijven erin om proactief contact op te nemen en te onderhouden. Via de klankbordgroep kunnen we efficiënt communiceren en de gevoeligheden over het project onderscheppen. Omdat zij verantwoordelijk zijn voor een groot aantal verplaatsingen in de regio – zowel woon-werk-verkeer als vrachtwagentransport – is de klankbordgroep een goede groep om gevoeligheden mee af te stemmen. Het verkeer moet immers zo efficiënt mogelijk geregeld worden voor een goed draaiende economie. De bedrijven in de klankbordgroep worden ook steeds als eerste op de hoogte gebracht van eventuele beslissingen en wijzigingen in het proces. De klankbordgroep geeft dan op haar beurt de informatie door aan de kleinere bedrijven in de omgeving. Wanneer bedrijven uit de buurt vragen hebben, kunnen zij ook steeds een-op-een contact opnemen met de stakeholdermanager. Naast de klankbordgroep nam onze stakeholdermanager ook proactief contact op met handelaars en zelfstandigen. Dat gebeurde het afgelopen jaar voornamelijk telefonisch en via mail, maar binnenkort hopelijk ook door zelf op pad te gaan.
Actief gesprekken aanknopen met burgers
Wanneer burgers met vragen zitten of we voelen dat er bepaalde misverstanden leven, gaan we vanuit stakeholdermanagement gesprekken aan met die personen. In 2020 gebeurde dat geheel coronaproof via digitale meetings. Burgers konden dan vragen stellen, waarna wij heel concreet uitlegden wat er ging gebeuren op vlak van de werken, de uitvoering, de timings, de communicatie enzovoort. Zo namen we hen ook mee in het grote verhaal van de R4WO.
Boost: alle werken in Oostakker in één overzicht
Omdat de eerste werken aan de R4WO plaatsvinden in Oostakker, met het nieuwe turboverkeersplein aan Euro-Silo, gingen we ook een samenwerkingsverband aan met Boost – Bereikbaar Oostakker. Dit is een website waarop alle werken van alle verschillende partners in Oostakker terug te vinden zijn. Je krijgt er een overzicht van de planning en de verwachte hinder. Samen met de verschillende mobiliteitspartners binnen Boost hadden – en hebben we nog steeds – (twee)maandelijkse overlegmomenten om tot een gecoördineerde communicatieaanpak te komen voor de werken in Oostakker.
