Categorie: r4wo
Coronapandemie roept roadshow een halt toe
Jaarverslag 2020 >> Projecten >> r4wo
De communicatieaanpak voor 2020 stond volledig in het teken van het vergroten van onze aanwezigheid in gemeenten die betrokken zijn bij de ombouw van de R4. Zo wilden we onze stakeholders informeren over onze plannen voor de R4 via een roadshow van infomarkten. Tijdens die roadshow zouden we zes infomarkten organiseren op zes verschillende locaties in de omgeving van de R4 West en Oost. Daarnaast planden we individuele gesprekken met burgers die een directe impact ondervinden van ons project. Die aanpak moesten we in maart 2020 omgooien om ook tijdens de coronapandemie de burgers te bereiken.
Informatiemarkt in Evergem
Begin maart organiseerden we onze eerste informatiemarkt in het kader van de roadshow in Evergem. Tijdens een informatiemarkt presenteren we gedurende enkele uren de informatie over het project aan de burgers uit de buurt. Zij kunnen op hun eigen tempo de informatie op de infopanelen doornemen, de technische plannen en toekomstbeelden bekijken en vragen stellen aan de medewerkers van het projectteam die de hele avond aanwezig zijn.
Roadshow vertalen naar digitaal alternatief
Omwille van de coronapandemie en de bijhorende maatregelen van de Federale Overheid konden we onze geplande roadshows niet verderzetten op de andere locaties. Het projectteam vertaalde de roadshows naar een variant met focus op communicatie via de digitale weg, zonder de doelgroepen die niet digitaal aanwezig zijn uit het oog te verliezen. De infopanelen die we al hadden uitgewerkt, herbruikten we door video’s op te nemen van medewerkers die uitleg gaven bij de infopanelen. Die video’s gingen deel uitmaken van een ‘communicatieweek’ per zone van ons project, waarbij we via de website, nieuwsbrief en Facebookpagina de inwoners informeerden. Omdat we beseffen dat niet iedereen digitaal aanwezig is, namen we het initiatief om de R4-gids in het leven te roepen. In deze gids bundelen we de informatie die we normaal gezien tijdens de informatiemarkt zouden tonen in een brochure. In 2021 zullen we de eerste gidsen versturen naar alle inwoners uit een bepaalde zone.
Onteigeningsgesprekken: in een zaaltje in de buurt of digitaal van thuis uit
In 2020 stonden ook infosessies op de agenda voor burgers die een directe impact ondervinden van de ombouw van de R4. Dit zijn gezinnen bij wie een deel van hun perceel of hun volledige perceel wordt onteigend, omdat we deze ruimte nodig hebben voor de aanleg van de toekomstige infrastructuur. Een infosessie verschilt van een infomarkt omdat het een een-op-een-gesprek is tussen een burger en een medewerker van het projectteam. Die medewerker geeft meer uitleg over de detailplannen en het innamedossier, waarna de burger vragen kan stellen. Omwille van de coronapandemie werkten we twee opties uit voor deze burgers, waarbij planning en afspraken centraal stonden. Ofwel kon je naar de gemeentezaal van de betreffende gemeente gaan waar je op afspraak een medewerker kon spreken. Tijdens dit gesprek werden alle veiligheidsmaatregelen in acht genomen. Ofwel kon je een digitale sessie inboeken zodat je via videocall de uitleg kreeg en vragen kon stellen.